Em 30 segundos
- Comece pela planilha, mas com as colunas que um CRM vai pedir depois. Assim a migração é um arquivo, não um mês de faxina.
- Seis etapas bastam: lista, pesquisa, contato, conversa, proposta e fechado. Cada uma tem uma regra clara de entrada.
- O campo mais importante é o recorte de origem: plataforma, porte, estado e pagamento de cada loja. É ele que diz qual lista vale a pena repetir.
- O mercado é grande: hoje são 197.721 lojas virtuais ativas na base. Sem funil, você perde a conta na segunda semana.
Todo consultor que vende para lojista passa pela mesma fase: os contatos estão no WhatsApp, as anotações num caderno e as propostas numa pasta do computador. Funciona até a décima loja. Na trigésima, você manda a mesma mensagem duas vezes para o mesmo dono e esquece de responder quem pediu orçamento.
Um CRM resolve isso, mas não precisa começar com ferramenta paga. Precisa começar com estrutura. Este texto mostra as etapas, os campos e a rotina mínima para montar um funil de prospecção de lojistas que cabe numa planilha hoje e vai para HubSpot, RD Station, Pipedrive ou o CRM que você escolher sem retrabalho.
Por que começar pela estrutura e não pela ferramenta
Ferramenta nova traz uma ilusão de organização. Você cria a conta, importa uns contatos e, em duas semanas, o funil tem quarenta etapas, metade vazia. O problema nunca foi o software. Foi não saber o que cada etapa significa.
Lojista é um cliente com características próprias. A loja tem plataforma, porte, meio de pagamento e segmento. Esses dados existem antes da primeira conversa e mudam o que você oferece. Um funil feito para lojista guarda isso desde o começo, porque é com isso que você vai decidir onde investir o mês seguinte.
Com 198 mil de lojas no mercado, o gargalo de quem prospecta não é achar lojas. É escolher bem quais trabalhar e não perder nenhuma no caminho.
As seis etapas do funil
Cada etapa precisa de uma regra de entrada objetiva. Se dois vendedores olham a mesma loja e discordam sobre a etapa, a regra está fraca.
| Etapa | Entra quando | O que você faz | Sai quando |
|---|---|---|---|
| 1. Lista | A loja foi exportada de um recorte | Nada ainda; ela espera a vez | Você abre o site para pesquisar |
| 2. Pesquisa | Você olhou a loja e anotou um gancho | Confere plataforma, porte, checkout, último lançamento | Manda a primeira mensagem ou descarta |
| 3. Contato | A primeira mensagem saiu | Segue a cadência (3 a 5 toques em 3 semanas) | O lojista responde ou a cadência acaba |
| 4. Conversa | O lojista respondeu com interesse | Marca reunião, entende a dor, qualifica | Pede proposta ou diz não |
| 5. Proposta | A proposta foi enviada | Acompanha, ajusta, negocia | Assina ou recusa |
| 6. Fechado | Ganhou ou perdeu, com motivo | Registra o motivo e a origem | Fim (ou volta para a lista em 6 meses) |
Duas regras práticas. Primeiro: "Lista" não é etapa de trabalho, é estoque. Não conte lojas da etapa 1 como pipeline. Segundo: toda saída do funil tem um motivo escrito. "Sem resposta", "já tem fornecedor", "porte pequeno demais", "fora do segmento". Esses motivos viram filtros na próxima lista.
Os campos que valem coluna
Divida os campos em três grupos. Os da loja vêm do arquivo exportado e quase não mudam. Os da conversa você preenche à mão. Os de controle mantêm o funil limpo.
Da loja: nome, domínio, plataforma, porte, estado, segmento, meios de pagamento. O domínio é a chave: é único por loja e evita duplicata quando você importar a mesma loja de duas listas diferentes.
Da conversa: nome do contato, cargo, canal que respondeu (e-mail, WhatsApp, LinkedIn), gancho usado na primeira mensagem, data do último toque, próximo passo com data.
De controle: etapa, motivo de perda, recorte de origem (por exemplo, "Nuvemshop · SC · média · Pix"), responsável.
O recorte de origem é o campo que quase ninguém cria e o que mais ensina. Depois de três meses, você filtra por ele e vê qual perfil responde mais no seu caso: lojas Nuvemshop médias de Santa Catarina, lojas WooCommerce pequenas de São Paulo ou outro recorte qualquer. Esse número, que é só seu, decide a próxima lista melhor que qualquer intuição.
A rotina mínima que mantém o funil vivo
CRM sem rotina vira cemitério de contatos. A rotina abaixo cabe em 30 minutos por dia para um consultor sozinho.
Toda manhã (15 minutos). Abra a visão "próximo passo vence hoje". Faça os toques do dia antes de qualquer outra coisa. Quem respondeu sobe de etapa na hora, com o próximo passo e a data.
Toda tarde (15 minutos). Pesquise cinco lojas da etapa "Lista": abra o site, anote o gancho, mande a primeira mensagem. Cinco por dia são cem por mês, o bastante para um consultor sozinho.
Toda sexta (30 minutos). Conte quantas lojas entraram em cada etapa na semana. Leia os motivos de perda. Decida se a lista atual continua ou se é hora de trocar o recorte.
Todo mês. Compare os recortes de origem: taxa de resposta, reuniões e fechamentos por recorte. Exporte a próxima lista a partir do recorte que mais converteu. O guia carteira de consultoria em 30 dias mostra como encaixar essa rotina no primeiro mês de prospecção.
Da planilha ao CRM sem retrabalho
Se a planilha nasceu com as colunas certas, migrar é exportar um arquivo e mapear campo a campo. Três cuidados:
- Nome de etapa igual nos dois lados. Crie no CRM exatamente as seis etapas da planilha antes de importar.
- Domínio como identificador. Na maioria dos CRMs, empresa é deduplicada por domínio. Se a sua coluna de domínio estiver limpa (sem "https://", sem "www", sem barra no fim), a importação junta os registros sozinha.
- Recorte de origem como etiqueta. Vire a coluna em tag ou campo de lista suspensa. É o que permite montar relatórios por recorte depois.
Não migre cedo demais. Uma boa regra: quando a planilha passar de 300 lojas ativas no funil (fora da etapa "Lista") ou quando entrar uma segunda pessoa no time, é hora.
Checklist do funil
Os erros que mais custam
Contar a etapa "Lista" como pipeline. Mil lojas exportadas não são mil oportunidades. Pipeline começa quando alguém responde.
Não registrar o motivo de perda. Sem motivo, você repete o mesmo recorte ruim no mês seguinte.
Misturar recortes numa lista só. Se a lista tem loja micro e loja grande, a mensagem não serve para nenhuma das duas. Uma lista, um perfil, uma mensagem.
Pular a pesquisa. A primeira mensagem sem gancho tem resposta baixa. Dois minutos no site da loja mudam o resultado.
Base ecommercebase. Lojas virtuais com site próprio ativas no Brasil; números ao vivo.
Os textos da ecommercebase partem dos números da base de lojas virtuais do Brasil: plataformas, pagamentos, estados e porte, para quem vende para lojista.
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